Laat beheerders meedraaien in projecten

Ik heb goede ervaringen met het inzetten van beheerders in IT projecten.

(Dit artikel verscheen eerder in Computable)

Vaak wordt bij de opzet van een IT project vooral aan de functionaliteit gedacht die moet worden opgeleverd. En om de kans op het slagen van een project te verhogen, wordt de scope goed afgebakend. Maar weinig projecten houden er in hun plannen rekening mee dat de ontwikkelde systemen ook in beheer moeten worden genomen.

Vaak staat aan het eind van het project ergens de actie “In productie”, en dat is wat het project betreft de laatste stap. Systemen kunnen in een jaar ontwikkeld worden, maar blijven vaak (tientallen) jaren in productie staan. Al die tijd moeten ze beheerd worden.

Er zijn verwachtingen over de performance, het maken van back-ups, uitwijk in geval van calamiteiten, het oplossen ven verstoringen, de kennis van de beheerders, enzovoort. Deze verwachtingen worden zelden vooraf gemanaged door het project.

Beheerders ervaren vaak dat systemen na oplevering “over de muur” worden gegooid, zonder dat ze invloed hebben kunnen uitoefenen op de inrichting van de systemen. Het is dan ook niet vreemd dat de beheerders vaak met de hakken in het zand gaan staan en problemen met het nieuwe systeem afschuiven op het (inmiddels afgesloten) project.

Ik pleit er dan ook voor om beheerders al vroeg in IT projecten te betrekken. Zij kunnen op bovengenoemde aspecten al in een vroeg stadium adviseren, ze kennen de productieomgeving en kunnen de impliciete verwachtingen van het project expliciet maken.

Mijn ervaring is dat een project veel makkelijker wordt geaccepteerd en met minder problemen in productie gaat als de beheerders in het project hebben meegedraaid.

Een nadeel is natuurlijk dat als de beheerders in projecten zitten, het gevaar bestaat dat het beheer van de bestaande systemen minder aandacht krijgt. Hier moet goed op geanticipeerd worden.

De zeven eigenschappen van effectief leiderschap

Onlangs werd ik tijdens een congres wederom gewezen op een model van Covey (net als in menige soft-skill cursus trouwens). Tijd om in de vakantie eens het boek van de man te lezen.

Dr. Stephen R. Covey is organisatieadviseur in Provo, Utah en directeur van FranklinCovey. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap is het meest verkochte boek van Covey (15 miljoen exemplaren wereldwijd). Het is een vertaling uit het Engels.

De titel is wat misleidend. Het boek beschrijft in mijn opinie niet hoe men een effectief leider wordt, maar neemt de lezer mee in zeven stappen naar een betere manier van werken en leven. De zeven eigenschappen zijn:

• Wees proactief
• Begin met het einde voor ogen
• Stel prioriteiten
• Denk in termen van winnen/winnen
• Probeer eerst te begrijpen, dan begrepen te worden
• Werk synergistisch
• Hou de zaag scherp  

Stuk voor stuk zijn dit natuurlijk open deuren. Toch is Covey's boek zeer inspirerend en zeker de moeite van het lezen waard (hoewel op sommige punten wel wat belerend, Covey is een erg gelovig man). Covey beschrijft al deze eigenschappen uitgebreid en toont aan waarom het belangrijk is deze eigenschappen verder te ontwikkelen.

Het boek bevat een groot aantal figuren en modellen (zoals de beroemde cirkels van Covey). 

De kracht van het boek zit hem in de sprekende voorbeelden en de aanmoedigende toon, die je aanzet tot aktie.

Sterk aanbevolen.