Hoe geef ik een goede presentatie

Op het vorig jaar gehouden Landelijk Architectuur Congres (LAC) , heb ik twee dagen lang een groot aantal presentaties bijgewoond. De ene presentatie was beter dan de andere, en dat kwam vaak niet alleen door het onderwerp.

Ik heb tijdens de presentaties aantekeningen gemaakt van zaken die me opvielen. Ik wilde u deze aantekeningen niet onthouden. Dit artikel wordt regelmatig aangevuld met oberservaties uit presentaties bij andere gelegenheden, dus niet alles wat hier staat slaat direct op het LAC. Mocht u binnenkort een presentatie willen geven, let dan op de volgende zaken:

Om te beginnen: Zorg dat de techniek in orde is. Niet zo ergerlijk als rondzingende microfoons of microfoonclipjes die van jasjes of stropdassen vallen. Ook is het ronduit onprofessioneel om de zaal te laten wachten terwijl u Powerpoint, uw laptop of de beamer aan het opstarten bent. De eerste slide hoort op het scherm te staan voordat de eerste persoon binnenkomt. Zorg ook dat uw laptop is opgeladen (ja, het komt voor: middenin een mooie presentatie moet iemand ineens op zoek naar een oplader). Ook gezien in de praktijk: Tijdens de presentatie kwam elke 5 minuten een Windows melding voorbij dat automatische updates geinstalleerd moesten worden en dat de laptop rebooted moest worden. Nogal slordig met 60 man in de zaal...

Tot zover de techniek, nu verder met de inhoud.

Ga staan! Ik heb regelmatig gezien dat in een kleine setting mensen aan tafel bleven zitten (vaak achter hun laptop) en hun verhaal deden. Dit komt zeer ongeïnteresseerd over. Ga staan, dat straalt veel meer kracht uit. En als u toch staat: Neem een pen of whiteboard stift in uw hand. Dan heeft u niet het probleem: waar laat ik mijn handen?

Maak geen agenda waarin puntsgewijs wordt benoemd wat u in de presentatie gaat vertellen. Niemand vindt dit een boeiend stuk, en u haalt alle verassingen uit uw verhaal. Begin liever met “Ik ga u het komende uur meenemen naar…”

Zet in de presentatie geen uitleg over uw bedrijf. Niemand zit te wachten op een verhaal over in hoeveel landen uw bedrijf zit, de productportfolio of over de omzetgroei van de afgelopen jaren. U kunt hooguit in 1 zin de essentie van uw bedrijf weergeven: “Nokia is de wereldwijde marktleider voor mobile communicatie hardware”. Hierna kunt u eventueel in één zin weergeven wat het belangrijkste probleem is: “Het grootste probleem dat wij hebben is om steeds meer elektronica in een steeds kleinere behuizing te plaatsen”.

De meeste presentaties hadden veel teveel Powerpoint slides. Dat maakte dat ergens halverwege de presentatie de paniek toesloeg bij de presentators, die steeds sneller door hun slides gingen. Ik heb niet meegemaakt dat iemand te weinig slides had.

Zorg dat op de Powerpoint slides weinig tekst staat. Tekst moet u vertellen (en niet voorlezen). De slides geven plaatjes weer die u niet kunt vertellen. Ik zag eens een presentatie waar diverse sheets met tekst werden vertoond en de spreker telkens zei "Ik zal nu even stil zijn, dan kunt u de tekst zelf even lezen". Als ik wilde lezen, had ik wel een boek gekocht.

Plaatjes moeten worden uitgelegd. En zorg dat dezelfde plaatjes consistent in uw hele presentatie worden gebruikt.

Zorg dat uw slides in het Nederlands zijn opgesteld. Een Nederlands verhaal illustreren met Engelse teksten is vaak verwarrend. Bovendien: als u wilt dat het publiek de moeite neemt naar uw verhaal te komen luisteren, dan kunt u ook de moeite doen de slides te vertalen.

Oefen uw verhaal meerdere malen hardop! Het liefst voor de spiegel of met een collega als toehoorder. Het is meteen merkbaar als iemand een verhaal al eens eerder heeft verteld. Bovendien weet u dan meteen of uw slides compleet zijn en hoe lang uw presentatie duurt. Omdat u geoefend heeft, weet u welke slide er gaat komen en kan uw verhaal vloeiender verlopen.

Praat niet te snel. Het verhaal is voor u zelf gesneden koek, maar uw publiek hoort alles voor het eerst. Wees daarom ook spaarzaam met afkortingen die voor u bekend zijn, maar voor de toehoorders nieuw.

Zorg dat uw presentatie één afgebakend onderwerp heeft, anders onthoudt het publiek alleen het laatste onderwerp.

Leer van andere sprekers, van bijvoorbeeld presentatoren op televisie en van cabaretiers. Waarom hangt iedereen aan hun lippen? Meestal omdat ze een boeiend verhaal vertellen, vaak met wat humor.

Zorg dat uw presentatie niet saai wordt. Varieer uw stem en zorg dat het een “performance” wordt.

Werk toe naar een mooi einde, met een mooie “eindkreet”: “Nokia: Connecting people”.

Hier vindt u een mooie beschrijving van een goede en een slechte presentatie, evenals hier.

Meer tips over presenteren vindt u hier.

Lagen in ICT Beveiliging

Om IT security binnen bedrijven te verhogen is een gelaagde beveiligingsstrategie een goede praktijk. Bij een gelaagde beveiliging (layered security) gaat het erom op verschillende plaatsen in de IT infrastructuur beveiligingsmaatregelen te nemen.

Deze aanpak is vergelijkbaar met de fysieke beveiliging. Als een inbreker geld uit uw huis wil stelen, dan moet hij eerst door het hek om de tuin, dan door de afgesloten voordeur met dievenklauwen, dan op zoek naar het geldkistje, het geldkistje openbreken en het geld pakken, en dan het pand weer verlaten. Bij dit alles mag hij niet gezien of gehoord worden, en mag hij op geen enkele andere manier worden opgemerkt.

Het is duidelijk waarom deze praktijk goed werkt:

• Er moeten meerdere barrières worden doorbroken (hek, deur, kluisje);
• Voor het openen van elk van die barrières is andere technische kennis vereist (klimmen over hek, deur met dievenklauwen openen, kluis met cijferslot openen);
• De inbreker wordt vertraagd door elke barrière die hij tegenkomt, waardoor de pakkans wordt vergroot;
• De dief weet vooraf niet hoeveel barrières er zijn, hoeveel tijd ze gaan kosten en welke kennis ervoor nodig is, en dat werkt demotiverend;
• De kans op ontdekking is bij elke stap aanwezig;
• Als één beveiligingslaag wordt geslecht, dan is de beveiliging van het geld nog steeds intact.

Het zal voor iedereen duidelijk zijn dat dit beter werkt dan een hele grote kluis ergens middenin een donker bos te zetten, zonder verdere maatregelen.

Bij ICT beveiliging werkt dit hetzelfde. In plaats van 1 grote firewall te plaatsen en daar al uw security van af te laten hangen, is het beter een aantal lagen aan te brengen. Het liefst maken deze verschillende barrières gebruik van verschillende technologieën, zodat het voor inbrekers lastiger is om meerdere lagen te doorbreken (veel technische kennis nodig).

Elke laag kan voorzien worden van een IDS (Intrusion Detection System) of andere maatregelen om inbraken op te merken (pakkans verhogen). Bovendien zorgen de meerdere lagen voor onzekerheid: hoeveel lagen moeten er nog worden doorbroken en hoe lang gaat dit nog duren? (demotivatie).

Mocht er één laag ongemerkt doorbroken worden, of als de beveiliging van een laag een fout bevat (vulnerability door een bug of een beheerfout bijvoorbeeld), dan is de totale beveiliging nog steeds intact (zij het met minder lagen).

Een nadeel van het gebruik van verschillende lagen is dat het beheer ervan gecompliceerd wordt. Elke beveiligingslaag moet worden beheerd, en er moet kennis zijn van elke gebruikte techniek.

Maar zoals altijd bij security: Het kost geld en het is lastig. Maar het is altijd beter dan geen security (of een slechte security).

Enkele voorbeelden van gelaagdheid in security vindt u hier en hier.